Samodzielne prowadzenie księgowości – wolność czy dodatkowe obciążenie? Czy dobry program do fakturowania i prowadzenia uproszczonej księgowości wystarczy, by zadbać o dokumentację naszej firmy?
Księgowość a odpowiedzialność przedsiębiorcy
Powierzenie dokumentacji firmy w „cudze ręce” bywa niełatwym wyborem, stawianym przed przedsiębiorcą. Wyboru podmiotu, prowadzącego księgowość, należy dokonać już w momencie rejestracji firmy (wniosek o założenie działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Na tym samym wniosku należy też wskazać stałe miejsce przechowywania dokumentacji. Wybór biura rachunkowego lub dedykowanej księgowej bywa czasami koniecznością a jest z pewnością dużą ulgą dla właściciela firmy. Warto jednak wiedzieć, że – pomimo odpowiedzialności biura lub księgowej – na przedsiębiorcy spoczywa pełna odpowiedzialność za terminowe wykonywanie płatności (podatki, ubezpieczenie, wynagrodzenie pracowników).
Wynajęcie biura rachunkowego – zalety i wady
Przedsiębiorcy korzystają najchętniej z usług biur rachunkowych. O wyborze biura decydują przede wszystkim kwestie finansowe: oszczędność czasu i zmniejszenie ilości obowiązków, przypadających na właściciela firmy. Korzystanie z biur rachunkowych ma kilka dodatkowych, niewątpliwych zalet:
- odpowiedzialność biura rachunkowego za poprawne prowadzenie dokumentacji,
- profesjonalna segregacja i archiwizacja dokumentów,
- tworzenie i wysyłanie w terminie poprawnie wykonanych deklaracji podatkowych,
- tworzenie i wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego,
- możliwość reprezentowania firmy przed Urzędem Skarbowym na wypadek kontroli,
- zależnie od zakresu usług – doradztwo i optymalizacja wydatków danej firmy.
Do najważniejszych wad można zaliczyć częściowy brak kontroli przedsiębiorcy nad istotnymi informacjami, dotyczącymi firmy (możliwość wycieku danych). Biura rachunkowe nie są nieomylne a błędy w rozliczeniach mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi. 
Samodzielna księgowość – od czego zacząć?
Jeżeli prowadzimy małą działalność, stosujemy uproszczoną księgowość i wystawiamy niewielką ilość faktur – warto rozważyć samodzielne prowadzenie księgowości. Od czego zacząć? Realna ocena własnej wiedzy z zakresu podatków to podstawa. Umiejętnościom pomoże nabycie dobrego programu do fakturowania z szerokim zakresem usług dodatkowych np. systemem CRM, automatycznym zestawianiem sprzedaży, kalendarzem aktualnych terminów płatności itp. Większość nowoczesnych programów do faktur posiada też opcje automatycznego generowania deklaracji podatkowych. W przypadku rozbudowanych działalności, wymagających skrupulatnych rozliczeń, warto zainwestować w profesjonalne oprogramowanie do księgowości (program do fakturowania bywa wówczas integralnym elementem systemu).
Samodzielne prowadzenie księgowości daje pełną kontrolę nad dokumentacją firmy i płynnością finansową przedsiębiorstwa. Taki wybór wiąże się jednak z dużą odpowiedzialnością i koniecznością nieustannego poszerzania własnej wiedzy: od aktualizacji prawa podatkowego po nowinki technologiczne.