W każdej firmie powstaje wiele plików, które trzeba gdzieś chować. Zasady przechowywania dokumentów z danymi osobowymi są określone w przepisach obowiązującego w Polsce prawa. Przepisy mówią, że akta mają być chronione, ale nie precyzują, co to znaczy. Pracodawca musi więc opracować konkretne dotyczące tego zasady, gdyż za zaniedbania w tym zakresie grożą kary.
Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe
Ustawa o ochronie danych osobowych nakazuje ochronę tożsamości osób oraz przechowywanie dokumentów w sposób uniemożliwiający przejęcie ich przez osoby trzecie. Jeśli w firmie jest archiwum, możne chować tam dokumenty, ale również trzeba dbać o właściwe jego zabezpieczenie.
Nie ma jednak określenia, czy należy zastosować drzwi antywłamaniowe czy szafy pancerne. Zabezpieczenia trzeba dobrać do wartości danych oraz do ewentualnych zagrożeń. Ważne jest, aby tak zabezpieczyć pomieszczenie i szafy, w których przechowywane są dokumenty podlegające ochronie, aby dostęp do nich miały jedynie osoby uprawnione. Absolutnie nie można ich trzymać na półkach czy w biurku, a najlepiej w dużej, metalowej i zamykanej na zamek szyfrowy szafie.
Przechowywanie dokumentów w biurze
Za naruszanie bezpieczeństwa dokumentów w firmie odpowiada szef. Dobrą praktyką jest też zastosowanie polityki czystego biurka dla dokumentów papierowych i nośników elektronicznych. Oznacza to, że miejscem na przechowywanie dokumentów nie może być biurko. Rzecz jasna, jeśli jest taka potrzeba, kadrowa może ich używać, ale w przypadku dłuższej nieobecności przy stanowisku pracy lub po jej zakończeniu musi umieścić dokumenty i nośniki zawierające dane osobowe w bezpiecznym miejscu, np. w zamykanej szafce. Ma to uniemożliwić dostęp do nich osobom nieuprawnionym.
Praktyczne informacje dotyczące przechowywania dokumentów z danymi osobowymi
Nie ma znaczenia to, czy szafy są metalowe i jakie mają zamki. Opancerzona szafa nie spełni swojego zadania, jeśli klucze nie będą schowane w bezpiecznym miejscu. Kluczyk do szafki trzeba dobrze schować. Pamiętajmy, by klucza do drzwi wejściowych nie zostawiać w zamkach od strony korytarza. Nigdy również nie wolno zostawiać interesanta samego w pokoju. Danych osobowych osób aplikujących o pracę nie można przetwarzać w celu innym niż rekrutacyjnym. CV kandydata, którego nie zatrudniliśmy możemy przechowywać tylko wtedy, gdy planujemy w przyszłości przeprowadzać rekrutację na podobne stanowisko. Bazę z aplikacjami trzeba dobrze zabezpieczyć, a wgląd do niej mogą mieć tylko osoby pracujące w dziale rekrutacji. W przypadku, gdy dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną, koniecznie musimy zabezpieczyć połączenie.
Odpowiednie przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi jest niezwykle ważne. Zakupmy odpowiednie szafy i zwracajmy uwagę na właściwe przeszkolenie pracowników. Błędy bowiem mogą nas sporo kosztować.