Szybki rozwój firmy wymaga płynniejszego przepływu wewnętrznych dokumentów, a także sprawnego działania, jeśli chodzi o kontakty z klientami, kontrahentami biznesowymi, a także realizacją zamówień i innych czynności związanych z głównym profilem przedsiębiorstwa. Praca na tradycyjnych dokumentach znacznie to utrudnia, dlatego coraz więcej firm decyduje się na całkowitą cyfryzację wewnętrznego i zewnętrznego obiegu dokumentów. Jak sprawnie przejść z pracy na dokumentach papierowych na ich elektroniczne wersje? Dowiesz się z tego artykułu.
Jak przygotować się do zmian?
Podejmując decyzję o zmianie sposobu pracy z dokumentami warto wcześniej zrobić rozeznanie wśród firm, które zajmują się tworzeniem dedykowanych systemów pracowniczych oraz takich, które przygotowują elektroniczne wersje dokumentów, które firma przechowuje w wersji papierowej. Pozwoli to wybrać najlepszą ofertę i pomału wdrażać pracowników w obsługę nowego systemu. Wybierając wykonawcę usługi warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę, ale także zakres usług. Firma powinna przygotować oprogramowanie, dokumenty w wersji cyfrowej, ale także skatalogować dokumenty, przygotować oprogramowanie na poszczególnych stanowiskach pracy i przeprowadzić szkolenie z zakresu obsługi programu, który będzie obsługiwał każdy pracownik w firmie.
Jak przygotować dokumenty do cyfryzacji?
Dokumenty w wersji papierowej muszą być odpowiednio przygotowane zanim zostaną poddane procesowi cyfryzacji. Przede wszystkim muszą zostać ułożone chronologicznie, a ich stan musi zostać skontrolowany. W przypadku zniszczonych dokumentów o wysokiej wartości często zleca się renowację takiego dokumentu (najczęściej dzieje się tak, w przypadku dokumentów o dużej wartości historycznej). Po przygotowaniu do cyfryzacji dokumenty są skanowane, katalogowane i opisywane, by łatwo można było je odnaleźć i przekazać osobie, która składa zapotrzebowanie na dany dokument. Po wprowadzeniu do systemu wszystkich dokumentów można zacząć pracę z nowym systemem.
Jakie zalety ma cyfryzacja dokumentów?
Praca na cyfrowych dokumentach ma wiele zalet. Do najważniejszych zaliczyć należy przede wszystkim:
– mniejsze ryzyko zniszczenia kopii i oryginału dokumentu;
– mniejsza ilość zajmowanego miejsca przez dokumenty;
– lepsza ochrona przed wyciekiem informacji;
– łatwiejsza praca na dokumentach;
– szybszy obieg dokumentów, zwłaszcza gdy składnice dokumentów prowadzi zewnętrzna firma.