3 fakty o archiwizacji dokumentów

Działalność każdego biura, przedsiębiorstwa organizacji, a nawet osoby prywatnej opiera się na obrocie dokumentami. Co za tym idzie, potrzebna jest skuteczna archiwizacja dokumentów, aby oddzielić potrzebne od mało istotnych, następnie dobrze je posegregować i opisać i ostatecznie móc szybko odnaleźć w razie potrzeby. Warto poznać kilka istotnych faktów na ten temat.

Archiwizacja dokumentów – o co w tym chodzi

Archiwizacja dokumentów to nic innego, jak ich porządkowanie według określonych zasad i właściwe przechowywanie. Skodyfikowane sposoby archiwizacji nie tylko umożliwiają bezproblemowy dostęp do potrzebnych dokumentów, ale przede wszystkim chronią je przed ewentualnym wyciekiem lub kradzieżą danych, a także zabezpieczają przed niepowołanym dostępem naruszającym ich integralność. Archiwizacja dokumentów nie jest zadaniem jednorazowym, ale procesem ciągłym – niezbędnym w każdym przedsiębiorstwie. Prawidłowo prowadzona pozwala na bieżące odsiewanie dokumentów przeterminowanych i nieważnych, których zbyt długie przechowywanie skutkowałoby niepotrzebnym rozrostem baz danych i archiwów.

Zasady prawidłowej archiwizacji dokumentów

Żeby zredukować koszty prowadzenia wewnętrznej archiwizacji dokumentów firmowych do minimum, należy:

  • wyznaczyć minimalną ilość upoważnionych osób mających dostęp do poszczególnych danych – ich zadaniem będzie bieżące monitorowanie i prowadzenie archiwum, a także szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji dla wszystkich pozostałych członków zespołu;
  • przygotować i zabezpieczyć miejsce wyznaczone na archiwum – dotyczy to zarówno odpowiedniego miejsca w biurze, jak i specjalnie wydzielonej przestrzeni wirtualnej w zasobach firmy;
  • przeszkolić osoby upoważnione do prowadzenia archiwów w zakresie bieżących przepisów dotyczących zasad i terminów ważności poszczególnych grup dokumentów, a także dbać o to, by wszystkie zmiany w tych przepisach były na bieżąco wprowadzane i przestrzegane;
  • istotne jest także ustalenie wewnętrznej polityki firmy w zakresie tzw. dobrych praktyk prowadzenia i archiwizacji dokumentów – zgodnie z zasadą ładu informacyjnego ograniczającego ilość tzw. „zgnilizny” (z ang. „ROT” – Redundant, Obsolete, Trivial), czyli wszystkiego, co jest zbędne/nieaktualne/trywialne.

Archiwizacja dokumentów – skąd taka konieczność

W ostatnich latach szybko rośnie liczba regulacji prawnych dotyczących gromadzenia, przetwarzania i utylizacji wrażliwych danych i dokumentów. Niewątpliwie ma to związek z coraz częstszymi przypadkami wycieku informacji, a nawet kradzieży cennych i poufnych danych. Rosnąca świadomość dotycząca wartości, jaką mają niektóre informacje i zagrożeń związanych z dostaniem się ich w niepowołane ręce wymusza podejmowanie kolejnych kroków mających na celu zabezpieczenie baz danych.

W związku z tym na rynku powstaje wiele wyspecjalizowanych firm, oferujących profesjonalne usługi. Jest to zarówno jednorazowe uporządkowanie wieloletniej dokumentacji, nad którą trzeba szybko zapanować, jak i stała archiwizacja dokumentów firmy zgodnie z ustawowymi wymogami. Ostatnim etapem – również sformalizowanym i skomercjalizowanym – jest niszczenie dokumentów w taki sposób, by i na tym etapie nie powstały żadne niepożądane wycieki informacyjne.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *